Gérer les congés payés en TPE/PME : le guide complet

Acquisition : 2,5 jours ouvrables par mois

Tout salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif chez le même employeur, dans la limite de 30 jours ouvrables par an, soit 5 semaines (article L3141-3 du Code du travail, vérifié en juillet 2026). Le droit s'ouvre dès le premier jour de travail, quel que soit le contrat : CDI, CDD, temps partiel ou temps plein acquièrent au même rythme.

Depuis la loi du 22 avril 2024, les arrêts maladie d'origine non professionnelle ouvrent aussi des droits : 2 jours ouvrables par mois d'arrêt, dans la limite de 24 jours par an. Les arrêts pour accident du travail ou maladie professionnelle continuent d'ouvrir 2,5 jours par mois. Une TPE qui l'ignore sous-estime les soldes de ses salariés absents, avec un risque de contentieux.

La période de référence court par défaut du 1er juin de l'année précédente au 31 mai de l'année en cours, sauf accord d'entreprise fixant d'autres dates (l'année civile est fréquente).

Jours ouvrables ou jours ouvrés : ne pas mélanger

Les jours ouvrables comptent 6 jours par semaine (du lundi au samedi, hors jours fériés chômés) : c'est l'unité légale, avec 30 jours acquis par an. Les jours ouvrés comptent 5 jours par semaine (les jours réellement travaillés dans l'entreprise, souvent du lundi au vendredi) : 25 jours par an. Les deux systèmes sont équivalents à condition de choisir une unité et de s'y tenir.

L'erreur classique en TPE : décompter les acquisitions en ouvrables (2,5 par mois) et les prises en ouvrés, ou l'inverse. Le salarié y perd ou y gagne une semaine par an, et personne ne s'en aperçoit avant le solde de tout compte. Affichez l'unité choisie sur chaque solde communiqué.

La prise des congés : période légale et congé principal

La période de prise des congés doit inclure au minimum l'intervalle du 1er mai au 31 octobre (article L3141-13). Le congé principal pris dans cette période est d'au moins 12 jours ouvrables continus et d'au plus 24 : la cinquième semaine se prend séparément.

Si le salarié prend une partie de son congé principal en dehors de la période légale, il peut avoir droit à des jours de fractionnement : 2 jours ouvrables supplémentaires si 6 jours ou plus sont pris hors période, 1 jour pour 3 à 5 jours (article L3141-23, sauf renonciation prévue par accord). Beaucoup de TPE découvrent cette règle lors d'un contrôle ou d'un contentieux : anticipez-la dans vos validations d'automne et d'hiver.

L'ordre des départs : critères et délais

C'est l'employeur qui fixe l'ordre des départs, après avis du CSE s'il existe, en tenant compte de critères objectifs : situation de famille (enfants scolarisés, conjoint dont les congés sont imposés), ancienneté, et activité éventuelle chez d'autres employeurs (article L3141-16).

Deux délais protègent les salariés : l'ordre des départs est communiqué à chaque salarié au moins un mois avant son départ, et l'employeur ne peut plus modifier les dates validées moins d'un mois avant le départ, sauf circonstances exceptionnelles. Valider tôt et par écrit n'est donc pas seulement une bonne pratique : c'est ce qui rend vos arbitrages opposables.

Refus, report et congés non pris

L'employeur peut refuser des dates demandées pour un motif tiré de l'intérêt de l'entreprise (surcroît d'activité, continuité de service), à condition de ne pas vider le droit de sa substance : le salarié doit pouvoir prendre effectivement ses congés sur la période. Un refus systématique ou discriminatoire expose à des dommages et intérêts.

En principe, les congés non pris à la fin de la période sont perdus, sauf accord permettant le report. Exceptions importantes : le salarié malade pendant la période de prise conserve ses droits (report dans la limite de 15 mois depuis la loi de 2024), et les congés acquis avant un congé maternité ou d'adoption sont reportés. Là encore, un suivi précis des soldes évite les mauvaises surprises.

Tenir les soldes : les pièges du suivi manuel

La plupart des litiges congés en TPE viennent d'un suivi défaillant, pas d'une mauvaise foi. Les pièges récurrents :

• Soldes tenus dans un tableur jamais synchronisé avec le planning réel
• Demandes validées à l'oral puis oubliées au moment de construire le planning
• Acquisitions pendant les arrêts maladie non comptées (règle de 2024 ignorée)
• Mélange jours ouvrables / jours ouvrés dans le même fichier
• Aucune trace écrite des validations et des refus, indéfendable en cas de litige

Mettre en place un workflow de validation clair

Le circuit sain tient en quatre temps : le salarié pose sa demande par écrit avec ses dates, le manager la valide ou la refuse avec un motif, la décision est notifiée et archivée, et les congés approuvés apparaissent automatiquement dans le planning de l'équipe. Chacun voit son solde à jour en permanence.

C'est exactement le workflow intégré de SmartPlanning : demandes en ligne, validation par le manager avec historique complet, soldes calculés par salarié, notification par email à chaque décision et congés approuvés reportés d'office sur le planning. Le tarif est de 2,90 € HT par employé et par mois, avec un essai gratuit de 21 jours sans carte bancaire.

Questions fréquentes